Wat is goederenontvangst?
Goederenontvangst is de eerste stap in het fulfilment proces. Het omvat alles wat er gebeurt op het moment dat jouw producten ons warehouse binnenkomen: de fysieke ontvangst van de zending, de controle op aantallen en staat van de goederen, het uitpakken en registreren van elk product en de uiteindelijke inslag in het magazijn.
Het klinkt misschien als een formaliteit, maar het tegendeel is waar. Een foutje bij de goederenontvangst werkt door in alles wat daarna komt. Als een product niet correct is ingeboekt, dan kan het systeem het niet (goed) vinden bij een order. Of als een beschadigd artikel toch als verkoopbaar wordt geregistreerd kan het onverhoopt bij een klant op de mat belanden. Mochten aantallen niet kloppen, dan klopt ook je voorraad niet en kan je onverhoopt producten verkopen die er eigenlijk niet zijn. Uiteindelijk kan dit voor ontevreden klanten van je webshop zorgen.
Bij QLS behandelen we goederenontvangst dan ook als een kritisch proces, niet als een bijzaak. Zo zorgen we dat jouw klanten zo soepel mogelijk kunnen bestellen.
Hoe werkt goederenontvangst bij QLS?
Ons proces van goederenontvangst is opgebouwd uit vaste stappen die we keer op keer uitvoeren. Dat geeft jou als klant zekerheid en houdt onze verwerking consistent, zelfs op drukke dagen.
Stap 1: Aanmelding via my.QLS
Voordat jouw goederen bij ons aankomen, meld je deze aan via my.QLS. Dit is ons eigen platform dat we speciaal voor onze klanten hebben ontwikkeld. Je geeft in enkele klikken aan welke producten eraan komen en hoeveel stuks per SKU. Deze aanmelding is cruciaal in het proces. Ons team bereidt de ontvangst voor op basis van jouw aanmelding en bij de controle toetsen we de levering direct aan de hand van wat je hebt aangemeld.
Stap 2: Fysieke ontvangst en controle
Zodra de zending arriveert bij ons fulfilment center neemt ons team de levering in ontvangst. We controleren of het aantal klopt, of de verpakkingen onbeschadigd zijn en of de inhoud overeenkomt met je aanmelding in my.QLS. Klopt er iets niet? Dan signaleren wij dit direct en nemen we contact met je op. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
Stap 3: Uitpakken en registreren
Na de controle worden de producten zorgvuldig uitgepakt. Elk artikel wordt voorzien van de juiste registratie in ons systeem. Zo is elk product vanaf dat moment volledig traceerbaar. Producten worden tegelijkertijd ook klaargemaakt voor verwerking in onze AutoStore.
Stap 4: Inslag in de AutoStore
Dan volgt het moment waarop jouw producten hun plek krijgen in onze AutoStore: een geavanceerd geautomatiseerd magazijnsysteem waarmee we orders optimaal kunnen verwerken en verzenden. De AutoStore werkt razendsnel en is uiterst nauwkeurig. Dit begint echter bij een correcte inslag. Alleen producten die foutloos zijn geregistreerd en opgeslagen kunnen ook foutloos worden gepickt bij een order. De AutoStore is niet voor niets de ruggengraat van ons fulfilment proces.
Stap 5: Voorraad direct zichtbaar in my.QLS
Zodra de inslag is verwerkt, zie je het direct terug in my.QLS. Je voorraad is real-time bijgewerkt, per product, per aantal. Je kunt op elk moment inloggen en zien wat er beschikbaar is, welke inbounds nog in verwerking zijn en wanneer nieuwe voorraad nodig is. Dat maakt plannen, of het nu gaat om inkoop, marketing of een campagne, een stuk makkelijker.
De voordelen van professionele goederenontvangst
Wanneer je goederenontvangst uitbesteed bij ons, profiteer je van een proces dat we dagelijks voor honderden webshops uitvoeren. Met vaste procedures, vakkundig personeel en een geautomatiseerd systeem als ruggengraat. Wat jouw dat concreet oplevert:
- Geen voorraadfouten: elke zending wordt gecontroleerd op aantallen en staat. Zo hoef jij niet te twijfelen.
- Direct real-time inzicht: zodra de inslag is verwerkt zie je jouw voorraad live in my.QLS. Geen handmatige tellingen, geen giswerk.
- Snelle doorlooptijd: doordat de inslag direct in de AutoStore plaatsvindt kunnen producten na ontvangst vrijwel onmiddellijk worden verkocht en het orderverwerkingsproces ingaan.
- Persoonlijk aanspreekpunt: als er iets niet klopt, heb je bij QLS altijd een vast contactpersoon die direct met je meekijkt. Geen ticketsysteem, gewoon menselijk contact.
Goederenontvangst is standaard inbegrepen in ons all-in tarief
Bij QLS werken we met één all-in tarief. Dat betekent dat goederenontvangst geen losse kostenpost is, het zit er gewoon in. Net als opslag, voorraadbeheer, orderverwerking, verpakkingsmateriaal en verzendkosten.
Je weet dus van tevoren exact waar je aan toe bent. Geen verborgen kosten voor inslag, geen apart inscantarief, geen verrassingen achteraf. Dat is hoe wij fulfilment graag aanpakken: transparant, eerlijk en volledig geregeld.
Benieuwd wat dat concreet kost voor jouw webshop? Bekijk onze tarieven of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.
Wil je weten hoe jouw eerste inbound bij ons verloopt?
Kom langs bij ons kantoor en bekijk het proces van dichtbij. Onze bevlogen medewerkers vertellen je graag meer over onze unieke systemen. Direct je fulfilment uitbesteden? Vraag direct een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe wij jouw fulfilment, van goederenontvangst tot verzending, uit handen nemen!
Vraag een offerte aanVeelgestelde vragen over goederenontvangst
Is goederenontvangst inbegrepen bij QLS?
Ja. Goederenontvangst maakt standaard onderdeel uit van ons all-in fulfilment tarief. Je betaalt geen aparte kosten voor de ontvangst of inslag van jouw goederen.
Hoe meld ik een inbound aan?
Via my.QLS, ons eigen platform, meld je eenvoudig een inkomende zending aan. Je vult in welke producten er komen, het aantal stuks per SKU en wanneer het eraan komt. Op basis van jouw aanmelding bereidt ons team de ontvangst voor.
Hoe snel is mijn voorraad beschikbaar na ontvangst?
Zodra onze medewerkers de inslag hebben verwerkt is je voorraad direct zichtbaar en beschikbaar in my.QLS. De exacte doorlooptijd hangt af van de omvang van de zending, maar we streven ernaar dit altijd zo snel mogelijk af te handelen.
Wat gebeurt er als er beschadigde producten aankomen?
Bij de goederenontvangst controleren we elke zending op staat en aantallen. Beschadigde of afwijkende producten worden niet als verkoopbare voorraad ingeboekt. We signaleren dit direct aan jou via my.QLS, zodat je samen met ons actie kunt ondernemen.
Kan ik ook pallets of bulkzendingen aanleveren?
Ja. Bij QLS verwerken we zowel kleine zendingen als grote bulkleveringen en pallets. Meld grote inbounds tijdig aan via my.QLS, zodat ons team de ontvangst optimaal kan voorbereiden.